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adjoint administratif/adjointe administrative

Appellation affichée sur Jobboom - Registraire Adj adm du cimetière LAVAL

Publiée le 28 novembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Groupe Yves Légaré inc

Renseignements sur l’emploi

Soutien administratif - - Le rôle principal et habituel de la personne consiste être une personne-ressource en s?assurant du bon fonctionnement des cimetières. Elle tient les registres à jour pour tous les cimetières, mausolées et columbariums. Fait la logistique de toutes les activités de cimetière provenant de l?interne ou l?externe.RESPONSABILITÉS/TÂCHESService à la clientèle? Agit comme personne-ressource pour l?ensemble des activités;? Offre un support aux familles et aux conseillers pour la mise à jour des contrats de sépulture ainsi que toutes particularités;? Maîtrise et fait connaître l?importance des règlements du cimetière;? Reçoit et gère efficacement les plaintes et commentaires concernant les concessions (niche, terrain, enfeu) par l?utilisation des logiciels et outils informatiques fournis par l?entreprise;Soutien administratif ? Tient à jour les registres;? Gère administrativement les demandes d?inhumation en lien avec dossier de concession;? Gère administrativement tous les nouveaux contrats de concessions;? Avise la comptabilité lorsque le contrat est prêt à être facturé;? S?assure de respecter l?échéancier des périodes de fin de mois;? Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;? Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;? Surveille les échéances des concessions et s?assure de leur renouvellement;? S?assure de percevoir les frais du permis d?installation de monument famille, si requis;? Vérifie l?aspect légal des documents et vérifie l?exactitude des informations;? Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbariums;Soutien aux opérations ? Approuve tous les contrats des concessions du réseau;? Approuve toutes les requêtes de sépulture corps et cendres;? Coordonne et tient à jour le calendrier des inhumations du réseau;? Assure la logistique des inhumations (mises en enfeu, mise en terre, etc.);? Accueil et accompagne toutes les familles GYL pour inhumation au CPDF;? Accueil et accompagne toutes les familles en provenance de l?extérieur pour inhumation;? Travaille en étroite collaboration avec les conseillers aux familles;? Avise son supérieur immédiat en cas de problème;? Gère l?entreposage des cendres à la demande des complexes;Support préposé immobilier cimetière? Coordonne les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec le préposé immobilier cimetière;? Gère les urgences et communique les priorités au préposé immobilier cimetière;? Planifie l?installation des monuments, plaques et autres et fait le pont avec le préposé immobilier cimetière;? Vérifie la conformité des installations de plaques et monuments ainsi que les ornements et la plantation des fleurs et vivaces;? Vérifie la présentation et l?état général des cimetières, mausolées et columbariums.? Travaille en étroite collaboration avec le préposé immobilier cimetière;Gestion des plaques, monuments et gravures ? Reçoit et approuve tous les bons de commande (plaques, monuments et gravures);? S?assure de la conformité de la commande selon les standards du cimetière;? Perçoit le paiement du permis d?installation, si monument externe;? Place les commandes auprès du fournisseur et tient à jour le rapport des commandes;? Reçoit le croquis et fait le pont avec la famille pour approbation;? Coordonne l?installation et fait le suivi avec le préposé immobilier cimetière;? S?assure de l?exactitude des produits reçus;? Vérifie l?exactitude des inscriptions gravées;? Archive une photo du produit dans le contrat du client au Virtual Files;? Avise la famille que le produit a été livré et est en place;Gestion des marchés de gros ? Reçoit et analyse les nouvelles demandes et fait l?ouverture de dossier;? Coordonne les activités des marchés de gros selon les demandes reçues;? Saisit les demandes dans le système informatique pour création du contrat;? Respecte les délais de service établis dans l?entente;? Offre un soutien et agit comme personne-ressource auprès du client;Autres tâches connex