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agent/agente de soutien administratif

Appellation affichée sur Jobillico - Adjoint.e soutien opérationnel et à la direction générale

Publiée le 13 mars 2025 par Renseignements sur l’employeur Bus Carriers Federation

Renseignements sur l’emploi

La mission de la Fédération des transporteurs par autobus : La Fédération des transporteurs par autobus (FTA) a pour mission de représenter l?industrie du transport collectif de personnes au Québec et protéger ses intérêts chaque fois que requis. Conséquemment, sa promesse envers ses membres est de s?assurer que ses actions auront pour objectifs de mobiliser, concerter et orienter et ce dans un contexte de mobilité durable.Ses activités : La FTA appuie et accompagne plus de cinq cents entreprises privées en transport de personnes, leur offrant des services juridiques, un accompagnement en gestion de relations de travail, des occasions de formation et plusieurs événements de réseautage. Principalement, elle représente ses membres auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la transformation du transport scolaire vers l?électrification, des activités de transport en nolisement et de l?offre de transport urbain-interurbain au Québec.SOMMAIRE DE LA FONCTIONDans ce rôle, vous apporterez un soutien opérationnel et administratif essentiel à l?équipe dans la mise en ?uvre de nos activités et projets. Vous serez à l?aise avec la gouvernance d?entreprise, notamment dans le cadre des travaux du conseil d?administration. Vous pourrez également soutenir l?équipe dans la gestion des événements, selon les besoins. Enfin, vous deviendrez notre référence en langue française, chargé de réviser nos documents et de les rendre clairs et attrayants. Un aperçu de vos mandats et responsabilités sans s?y limiter : SOUTIEN OPÉRATIONNEL AUX ACTIVITÉS :<ul><li>Assurer l?accueil téléphoniques des membres et le suivi clientèle;</li><li>Produire des communications aux membres, Assister les équipes dans l?utilisation des outils Microsoft 365;</li><li>Assurer la coordination des activités de la Fondation des transporteurs par autobus, incluant entre autres, l?analyse et la gestion des demandes de financement.</li><li>Assurer la mise en page et la révision de différents documents liés aux projets, dont certains événements;</li><li>Participer à l?organisation d?événements ou de réunions, en fonction des besoins des gestionnaires.</li><li>Être disponible pour travailler en dehors des heures régulières lors des événements organisés à travers le Québec, environ trois à quatre fois par an.</li></ul>SOUTIEN ADMINISTRATIF À LA DIRECTION GÉNÉRALE :<ul><li>En l?absence de l?adjointe du PDG, coordonner la gestion des rencontres du conseil d?administrations en appui au PDG et à la secrétaire corporative.</li><li>En l?absence de l?adjointe au PDG, coordonner et assister à des rencontres de comités, prendre des notes et rédiger des comptes rendus.</li><li>Rédiger des lettres et faire la mise en page et la correction de documents.</li><li>Participer à la circulation de l?information aux membres, partenaires et administrateurs en appuyant la conseillère aux communications avec les communications internes et externes.</li><li>En appui à la responsable des renseignements personnels, assurer le respect du plan de classification des documents et l?archivage conformément à la Loi 25.</li><li>Mettre à jour des documents produits par les différents départements, dont les services juridiques.</li><li>Produire certaines communications en suivi des dossiers de financement avec les cabinets ministériels et en assurer la confidentialité.</li></ul> Vous êtes la personne tout indiquée pour ce poste si vous avez : <ul><li>Diplôme d?études collégiales en administration ou en communication ou expérience pertinente avec trois à cinq ans d?expérience;</li><li>Excellentes habiletés rédactionnelles et communicationnelles (français impeccable, anglais un atout).</li><li>Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (OneNote, Teams, Excel, Word, SharePoint) et des outils technologiques en général;</li><li>